Pendahuluan
Bapenda Smart Presence adalah aplikasi presensi digital berbasis Progressive Web App (PWA) yang dikembangkan oleh Badan Pendapatan Daerah (Bapenda) Kota Samarinda. Aplikasi ini dirancang untuk mentransformasi sistem presensi konvensional menjadi sistem digital yang akurat, transparan, dan real-time.
Aplikasi ini mengintegrasikan teknologi QR Code, Geolocation (GPS), dan Live Camera untuk memastikan validitas kehadiran setiap pegawai. Selain itu, aplikasi juga menyediakan fitur pengajuan izin keluar kantor secara berjenjang sesuai amanat Perwali Samarinda Nomor 31 Tahun 2022.
QR Code
Scan untuk presensi instan
Geolocation
Validasi radius lokasi
Live Camera
Bukti foto real-time
Persyaratan Sistem
Untuk menggunakan aplikasi ini, pastikan perangkat Anda memenuhi persyaratan berikut:
Perangkat Mobile
- Smartphone Android atau iOS
- Browser Chrome, Safari, atau Firefox terbaru
- Kamera yang berfungsi
- GPS / Layanan Lokasi aktif
Izin yang Diperlukan
- Izin akses Kamera
- Izin akses Lokasi (GPS)
- Koneksi internet stabil
- Fake GPS harus dinonaktifkan
Login & Akses
Setiap pegawai telah didaftarkan oleh Admin Kepegawaian ke dalam sistem. Gunakan akun yang telah diberikan untuk mengakses aplikasi.
Buka Aplikasi
Akses aplikasi melalui browser di smartphone Anda menggunakan URL yang telah diberikan oleh Admin Kepegawaian.
Masukkan Kredensial
Ketik username dan password yang telah didaftarkan oleh Admin. Username menggunakan NIP atau identitas yang telah ditentukan.
Akses Dashboard
Setelah berhasil login, Anda akan diarahkan ke halaman Dashboard yang menampilkan menu Presensi Apel dan Izin Keluar Kantor.
Presensi Apel
Fitur ini digunakan untuk mencatat kehadiran pegawai pada kegiatan apel pagi, apel sore, atau kegiatan dinas lainnya. Presensi menggunakan kombinasi QR Code + Geolocation + Live Camera.
Login ke Aplikasi
Pastikan Anda sudah login dan berada di halaman Dashboard.
Pilih Menu Presensi Apel
Tap menu "Presensi Apel" pada Dashboard. Anda akan diarahkan ke halaman presensi.
Pilih Sesi Apel
Pilih sesi apel yang tersedia (contoh: Apel Pagi). Sesi yang aktif ditentukan oleh Admin.
Scan QR Code
Arahkan kamera ke QR Code yang ditampilkan di monitor/layar oleh Admin. QR Code berubah secara berkala untuk keamanan.
Verifikasi Lokasi
Sistem akan secara otomatis memvalidasi bahwa Anda berada dalam radius yang ditentukan dari titik lokasi kantor. Jika di luar radius, presensi akan ditolak.
Ambil Foto (Live Camera)
Ambil foto selfie menggunakan kamera langsung (bukan dari galeri). Foto ini menjadi bukti kehadiran yang tersimpan di sistem.
Presensi Tercatat
Setelah foto berhasil diambil, presensi Anda tercatat secara otomatis beserta waktu, koordinat GPS, dan bukti foto.
- Foto tidak bisa diunggah dari galeri — hanya bisa menggunakan kamera langsung
- Pegawai harus berada dalam radius kantor yang telah ditentukan
- Setiap pegawai hanya bisa presensi 1 kali per sesi
- Penggunaan Fake GPS akan terdeteksi dan ditandai suspicious
Izin Keluar Kantor
Fitur ini memfasilitasi pengajuan izin keluar kantor pada jam kerja sesuai Perwali Samarinda Nomor 31 Tahun 2022 Pasal 12. Proses persetujuan dilakukan secara berjenjang oleh atasan langsung.
A. Mengajukan Izin Keluar
Pilih Menu Izin Keluar
Pada Dashboard, tap menu "Izin Keluar" untuk masuk ke halaman izin.
Isi Form Pengajuan
Isi alasan izin keluar (keperluan dinas/pribadi) dan estimasi waktu kembali.
Kirim Pengajuan
Tap tombol Ajukan. Notifikasi akan terkirim otomatis ke atasan langsung Anda untuk disetujui.
Tunggu Persetujuan
Status pengajuan dapat dipantau di halaman Izin Keluar. Atasan akan menerima notifikasi dan melakukan approval.
B. Kembali ke Kantor (Check-in)
Lapor Kembali
Setelah kembali ke kantor, buka aplikasi dan tap tombol "Kembali" pada izin yang aktif.
Verifikasi Lokasi & Foto
Sistem akan memverifikasi lokasi GPS Anda dan mewajibkan pengambilan foto sebagai bukti kepulangan.
Persetujuan Atasan
Atasan langsung bertanggung jawab untuk menyetujui atau menolak permohonan izin keluar bawahan. Fitur ini mendukung alur kerja berjenjang.
Terima Notifikasi
Atasan menerima notifikasi (melalui aplikasi/Telegram) saat ada pengajuan izin baru dari bawahan.
Review Pengajuan
Buka menu Approval pada header aplikasi. Lihat detail pengajuan termasuk alasan dan estimasi waktu.
Setujui atau Tolak
Tap "Setujui" untuk mengizinkan atau "Tolak" jika tidak disetujui. Bawahan akan menerima notifikasi hasil keputusan.
Dashboard Admin
Admin Kepegawaian (Sub Bagian Umum & Kepegawaian) memiliki akses ke panel khusus untuk mengelola seluruh aspek presensi dan perizinan.
Fitur Admin Panel:
📋 Manajemen Sesi Apel
Membuat sesi presensi, generate QR Code, mengatur radius dan waktu apel.
👥 Manajemen Pegawai
Mendaftarkan, mengedit, dan mengelola akun seluruh pegawai dalam sistem.
📊 Rekapitulasi Data
Melihat rekap kehadiran lengkap dengan foto bukti, dan mengekspor ke Excel/PDF.
📜 Riwayat Izin
Memantau seluruh riwayat izin keluar, termasuk durasi dan status persetujuan.
Monitoring Tim
Fitur ini tersedia bagi pejabat/atasan yang memiliki bawahan langsung. Monitoring Tim memungkinkan pemantauan kehadiran dan aktivitas izin anggota tim secara real-time.
Akses Menu Monitoring
Pada Dashboard, pilih menu "Monitoring Tim" yang tersedia untuk pejabat yang memiliki bawahan.
Lihat Status Kehadiran
Dashboard menampilkan daftar anggota tim beserta status kehadiran (hadir/tidak hadir/izin) secara real-time.
Pantau Izin Aktif
Lihat siapa saja yang sedang izin keluar kantor beserta durasi yang sudah berjalan dan estimasi waktu kembali.
Troubleshooting
Berikut solusi untuk permasalahan yang umum ditemui:
❌ "Lokasi Anda di luar radius kantor"
- Pastikan GPS perangkat Anda aktif dan dalam mode High Accuracy
- Tunggu beberapa saat agar sinyal GPS stabil, lalu coba lagi
- Pastikan Anda benar-benar berada di area kantor yang ditentukan
- Nonaktifkan VPN jika sedang aktif
📷 Kamera Tidak Berfungsi
- Pastikan izin kamera sudah diberikan untuk browser yang digunakan
- Tutup aplikasi kamera lain yang mungkin sedang berjalan
- Coba muat ulang halaman (refresh)
- Gunakan browser Chrome untuk hasil terbaik
🔐 Tidak Bisa Login
- Periksa kembali username dan password (perhatikan huruf besar/kecil)
- Jika salah password 10 kali, akun terkunci sementara selama 1 menit
- Hubungi Admin Kepegawaian untuk reset password
⏳ Halaman Loading Lama
- Periksa koneksi internet Anda
- Coba muat ulang halaman atau bersihkan cache browser
- Gunakan jaringan WiFi kantor jika tersedia
Butuh Bantuan?
Jika Anda mengalami kendala yang tidak tercantum di manual ini, silakan hubungi:
Admin Kepegawaian
Sub Bagian Umum & Kepegawaian Bapenda Kota Samarinda
Developer
Muhammad Nur Azis Mujiono